KVKK uyumlu evrak imha, ad, TC kimlik numaras?, sa?l?k bilgisi veya finansal veri içeren belgelerin 6698 say?l? Ki?isel Verilerin Korunmas? Kanunu'na uygun biçimde, geri getirilemez ?ekilde yok edilmesidir. Bir belge parçalanmadan çöpe at?ld???nda üzerindeki ki?isel veri okunabilir kal?r ve bu durum kanuna ayk?r?d?r.
Arya Büro Makineleri, 2005 y?l?ndan bu yana Türkiye'de HSM Evrak ?mha Makineleri distribütörlü?ü yapan ve Kyocera Platinum Partner statüsünde hizmet veren bir firma. Kurumlar?n KVKK yükümlülü?ünü kar??layacak imha ekipman? seçiminde, önce hangi güvenlik seviyesinin gerekti?ini belirlemek gerekir; ekipman seçimi bu tespitten sonra yap?l?r.
KVKK'n?n evrak imhas?na ili?kin yasal dayanaklar?
KVKK'n?n evrak imhas?na ili?kin yasal dayana??, Ki?isel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakk?nda Yönetmelik'tir. Yönetmelik, 28 Ekim 2017 tarihinde Resmî Gazete'de yay?mland? ve veri sorumlular?na somut imha yükümlülükleri getirdi. Kanunun 12. maddesi, veri sorumlusunu ki?isel verilerin hukuka ayk?r? i?lenmesini ve eri?imini önleyecek tedbirleri almakla yükümlü k?lar; bu tedbirler aras?nda i?leme amac? sona eren verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi de bulunur.
Yönetmeli?in 5. maddesi üç yöntemden birinin seçilmesini ister:
Fiziksel olarak yok etme: ka??t evra??n geri getirilemeyecek ?ekilde parçalanmas?.
Yaz?l?mla güvenli silme: dijital kay?tlar?n yeniden kurtar?lamayacak ?ekilde temizlenmesi.
Üzeri karartma: baz? belgelerde verinin görünmez hâle getirilmesi.
Veri sorumlular? sicili ve periyodik imha zorunlulu?u
Yönetmeli?in 11. maddesi, veri sorumlusu ?irketlere periyodik imha politikas? haz?rlama ve bu politikay? en fazla alt? ay? geçmeyen aral?klarla uygulama zorunlulu?u getirir. VERB?S'e (Veri Sorumlular? Sicil Bilgi Sistemi) kay?tl? kurulu?lar için bu politika, denetimde ilk istenen belgelerden biridir. ?mha politikas?; hangi belgenin ne zaman, hangi yöntemle ve kim taraf?ndan imha edildi?ini kayda geçirmelidir. Kay?t tutulmadan yap?lan imha, denetim s?ras?nda kan?tlanamaz.
Evrak imhada güvenlik seviyeleri nas?l belirlenir?
Evrak imhada güvenlik seviyesi, belgedeki verinin hassasiyetine göre DIN 66399 standard?na dayanarak seçilir. Bu standart, ka??t parçac?klar?n?n boyutuna göre P1'den P7'ye kadar yedi seviye tan?mlar; say? yükseldikçe parça boyutu küçülür, güvenlik artar. P3 seviyesi genel ofis evraklar? için yeterli kabul edilirken, P4 seviyesi KVKK kapsam?ndaki ki?isel veri içeren belgeler için önerilir; P5 ve üzeri seviyeler ise sa?l?k, finans veya kamu kurumu evraklar? gibi yüksek hassasiyetli belgelerde kullan?l?r. Elektronik veri ta??y?c?lar? (disk, kartu?, yedek bellek) için ise H3, H4 ve H5 güvenlik seviyeleri geçerlidir. Güvenlik seviyeleri hakk?nda ayr?nt?l? kar??la?t?rmay? evrak imhas?nda güvenlik seviyeleri yaz?m?zdan inceleyebilirsiniz.
KVKK uyumlu evrak imha hangi kurumlar için zorunlu?
KVKK uyumlu evrak imha, ki?isel veri i?leyen her kurum için zorunludur; sektör veya çal??an say?s? bu yükümlülü?ü ortadan kald?rmaz. Uygulamada yükümlülük en s?k ?u alanlarda öne ç?kar: özgeçmi?, sa?l?k raporu ve bordro gibi belgeleriyle insan kaynaklar? birimleri; fatura, banka evrak? ve kimlik fotokopisiyle muhasebe/finans departmanlar?; hasta dosyas? ve reçete kay?tlar?yla sa?l?k kurulu?lar?; dava dosyas? ve vatanda? ba?vuru formlar?yla hukuk bürolar? ve kamu kurumlar?; ö?renci ve veli bilgi formlar?yla e?itim kurumlar?.
Ad?m ad?m KVKK uyumlu evrak imha süreci nas?l kurulur?
1) Ki?isel veri içeren belge türlerini ve saklama sürelerini listeleyin. 2) Belgenin hassasiyetine göre gereken güvenlik seviyesini (P3, P4, P5) belirleyin. 3) Uygun kapasitede bir evrak imha makinesi seçin veya evrak imha makinesi kiralama hizmetiyle çal???n. 4) ?mha tarihini, sorumlu personeli ve yöntemi kayda geçiren bir tutanak olu?turun. 5) Cihaz?n bak?m?n? düzenli yapt?r?n; aksi hâlde parça boyutu büyür, güvenlik seviyesi dü?er. Yo?un evrak hacmi olan kurumlar, kendi cihaz?n? i?letmek yerine evrak imha teknik servisi deste?iyle süreci d??ar?dan yönetebilir.
Uyumsuzlu?un getirdi?i riskler ve s?k yap?lan hatalar
KVKK uyumlu olmayan evrak imhas?; veri ihlali bildirimi, idari para cezas? ve kurumsal itibar kayb? riski ta??r. S?k görülen hatalar ?unlard?r: belgeleri ?eritler hâlinde de?il tam sayfa hâlinde çöpe atmak, geri dönü?üm kutusuna ki?isel veri içeren ka??t koymak, imha kay?tlar?n? tutmamak, dü?ük kapasiteli bir makineyle yüksek hacimli evrak imha etmeye çal???p cihaz? ar?zaland?rmak ve elektronik veri ta??y?c?lar?n? sadece silip fiziksel olarak parçalamadan atmak. Bu hatalar?n ço?u, do?ru ekipman seçimi ve periyodik bak?mla önlenebilir.
Sonuç: KVKK uyumlu evrak imhaya nas?l ba?lars?n?z?
KVKK uyumlu evrak imhaya ba?lamak için önce mevcut belge hacmini ve hassasiyet seviyesini ç?karmak gerekir. Ard?ndan bu hacme uygun güvenlik seviyesinde bir HSM evrak imha makinesi seçmek, sürecin teknik k?sm?n? çözer. Arya Büro Makineleri, HSM Evrak ?mha Makineleri sat???, kiralama ve teknik servis deste?iyle bu sürecin tamam?nda yer al?yor.
Evrak imha makinesi almak m?, hizmet almak m? daha uygun?
Düzenli ve yüksek hacimli imha ihtiyac? olan kurumlar için kendi imha makinesini sat?n almak veya kiralamak daha ekonomiktir. Ara s?ra imha ihtiyac? olan küçük ofisler d?? hizmet veya kiralama modelini tercih edebilir.
Elektronik veri ta??y?c?lar? da evrak imha kapsam?nda m??
Evet, disk, kartu?, yedek bellek ve benzeri dijital medya da KVKK kapsam?nda imha edilmesi gereken ta??y?c?lard?r. Bu ta??y?c?lar için H3, H4 ve H5 güvenlik seviyelerinde fiziksel parçalama yapan cihazlar kullan?l?r; sadece biçimlendirme veya silme i?lemi, veri kurtarma riskini tamamen ortadan kald?rmaz.
Kurumunuz için do?ru güvenlik seviyesini belirlemek isterseniz ileti?im sayfam?zdan ekiple görü?ebilirsiniz.